KWIS Meldingenbeheer software

In uw gebouwen wilt u tevreden gebruikers en bewoners. Meldingen van klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen (KWIS) moeten adequaat worden afgehandeld. U wilt maximale service tegen minimale kosten. De module Meldingenbeheer van FMIS WISH met mobiele toepassingen kan u daarbij uitstekend ondersteunen. Met deze softwareoplossing verkrijgen de melder, de uitvoerder en de manager inzicht in de meldingenstroom. Doorlooptijden worden verlaagd en overbodige vragen uit de organisatie worden tot een minimum beperkt. Samen met u richten we de module Meldingenbeheer in conform uw wensen en eisen.

De mogelijkheden binnen de module Meldingenbeheer zijn talrijk. Hieronder geven wij u een beknopte beschrijving van de belangrijkste eigenschappen.

Meldingenbeheer in beeld

Meldingenbeheer in beeld

geautomatiseerde werkprocessen KWIS meldingenbeheer

Worden bij u meldingen van klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen (KWIS) rechtstreeks aan uw uitvoerend personeel doorgegeven waardoor er te veel ad-hoc situaties ontstaan? In dat geval kunt u met behulp van de module Meldingenbeheer op tijd en kosten besparen. Samen met u brengen wij de werkprocessen in kaart en maken we een digitale vertaalslag naar de module Meldingenbeheer.

centraal servicedesk of niet

De meldingen kunnen centraal worden ingevoerd door bijvoorbeeld een facilitaire servicedesk of een centraal meldpunt, maar ook decentraal via de selfservice portals. Door de slimme koppelingen met de gegevens binnen WISH kan de medewerker op de servicedesk of het centrale meldpunt op een eenvoudige manier een ticket aanmaken. De ingebouwde Producten en Diensten Catalogus (PDC) zorgt er mede voor dat de tickets op de juiste manier worden ingevoerd en aangevuld en deze de workflow ondersteunen.

Voorbeeld scherm centraal meldpunt / servicedesk

Voorbeeld scherm centraal meldpunt / servicedesk

selfservice portal voor eindgebruikers

Via de selfservice portal kunnen melders hun klacht of storing zelf aanmelden zodat het centraal meldpunt ontlast wordt. Bovendien geeft dit de melder de mogelijkheid om te zien wanneer een melding staat ingepland en welke medewerker(s) of externe partij de melding behandelt en hoe de voortgang verloopt. De melder wordt vanuit de module Meldingenbeheer per e-mail of mobiele telefoon op de hoogte gehouden van de status van de melding.

 Producten en Diensten Catalogus ( PDC)

Door gebruikmaking van een goed opgestelde Producten en Diensten Catalogus (PDC) wordt uw dienstverlening verbeterd en krijgen de interne klanten direct antwoord op hun vragen. Uw huidige aanbod van producten en diensten wordt geïnventariseerd en samengebracht in de PDC binnen de module Meldingenbeheer. Ook de workflows worden hierin opgenomen en liggen vooraf vast. Een groot voordeel hiervan is dat een standaardmelding automatisch bij de juiste uitvoerder in de organisatie terechtkomt of wordt doorgezet naar een externe leverancier. Een eventuele goedkeuring vooraf door een verantwoordelijke behoort tevens tot de mogelijkheden.

Producten Diensten Catalogus Meldingenbeheer

Producten Diensten Catalogus Meldingenbeheer

mobiele toepassingen met tijdsregistratiesysteem

Met de web app “Opgedragen Meldingen” kunnen uitvoerders overal en altijd via een mobiel apparaat de aan hun opgedragen meldingen inzien, tijdelijk on-hold zetten, teruggeven of afmelden. Zodra een uitvoerder met de opgedragen meldingen aan de slag gaat, start het tijdregistratiesysteem en wordt de tijdsbesteding automatisch gekoppeld aan de juiste melding. U bent online verbonden met uw servicedesk. De web app “Meldingen maken” is de mobiele versie van het selfservice portal voor eindgebruikers.

Service Level Agreements (SLA)

Binnen de module Meldingenbeheer kunnen de service level agreements (SLA) worden vastgelegd. Deze kunnen op verschillende niveaus worden gekoppeld, bijvoorbeeld aan een aanvrager, een interne uitvoerende leverancier, PDC of demarcatielijst. Het systeem selecteert automatisch het meest kritische SLA en signaleert bijvoorbeeld wanneer een melding een bepaalde doorlooptijd overschrijdt.

online samenwerken met leveranciers

Via een internetportal kunt u uw leveranciers de mogelijkheid bieden om de aan hen opgedragen meldingen in te zien, te bewerken en na uitvoering af te melden. Met de veilige inlogcodes verleent u hen toegang tot een beperkt deel van de module Meldingenbeheer. Middels de autorisatie-instellingen bepaalt u de bevoegdheden van de externe partijen.

digitale workflow en planbord

Via een vastgelegde workflow of via een digitaal planbord worden meldingen eenvoudig gepland en opgedragen. De opdrachtbonnen kunnen vanuit de module Meldingenbeheer automatisch worden aangemaakt en per e-mail worden verzonden. De uitvoerder  kan eenvoudig taken opvragen en bewerken. Medewerkers kunnen per discipline en/of per taak vastleggen hoeveel tijd er besteed is aan de uitvoering. Dit biedt u de mogelijkheid de kosten intern door te boeken en de werkdruk te meten.

demarcatielijst of ABC-lijst

In geval van een aangehuurd pand kunt u de demarcatielijst of ABC-lijst vastleggen. Bij het invoeren van een melding wordt vervolgens automatisch bepaald wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden en wie de financiële afhandeling voor zijn of haar rekening moet nemen.

doorbelasten kosten en facturen

De uitvoerders kunnen per taak vastleggen hoeveel uren en middelen er besteed zijn aan de uitvoering. Dit biedt u de mogelijkheid de kosten door te belasten, maar bijvoorbeeld ook de werkdruk van de uitvoerende te meten. In de module geeft u aan voor wiens rekening deze kosten zijn en tevens is het mogelijk om deze kosten door te belasten via een factuur. Uiteraard behoort een koppeling met de financiële administratie tot de mogelijkheden.

financiële bewaking

In de module Meldingenbeheer kunt u in diverse stadia bedragen vastleggen, zoals de raam-, offerte-, opdracht- en factuurbedragen. Zo kunt u budgetten bewaken en overschrijdingen voorkomen. Tevens wordt in Meldingenbeheer automatisch een onderhoudshistorie opgebouwd. De module Meldingenbeheer is hierdoor ook een waardevolle informatiebron voor de vastgoedbeslisser!

modulair en compleet FMIS WISH

De module Meldingenbeheer is slechts één van de 16 modulen van FMIS WISH. Door de integratie met andere modules zijn er voor u nog veel meer voordelen te behalen. In combinatie met bijvoorbeeld de modules Meerjarenonderhoudsplan, Inventarisbeheer en Contractbeheer beschikt u over een krachtig hulpmiddel om preventief, curatief en correctief onderhoud aan gebouwen, installaties, terreinen en inventaris te bewaken, uit te voeren en te analyseren.

De vele mogelijkheden van Meldingenbeheer en de koppelingen met onze andere modules tonen wij u graag in een vrijblijvende demonstratie.

Download hier gratis de moduleflyer Meldingenbeheer

Bestand downloaden

Om dit bestand te downloaden moet u uw naam en email achterlaten.
  • Dit veld is voor validatie doeleinden en moet ongewijzigd blijven.