De waarde van advies in vastgoed-en facilitair beheer

De zorgsector verandert, WISH beweegt mee

zorgorganisatie Prisma

Zorgorganisatie Prisma uit Waalwijk digitaliseerde haar vastgoed- en facilitair beheer met FMIS WISH van Facility Kwadraat. Groot pluspunt: naadloze aansluiting met bestaande softwaresystemen zoals financiële administratie en het Elektronisch Cliënten Dossier. Daarmee weet Prisma direct welke financiële consequenties er volgen voor faciliteiten en vastgoed wanneer er veranderingen optreden in zorgzwaartepakketten van cliënten of bij nieuwe financieringsconstructies.

Meer dan 100 jaar zorg

Stichting Prisma biedt al meer dan een eeuw zorg aan mensen met een verstandelijke beperking. Prisma is met ruim 2.000 medewerkers en meer dan honderdtwintig zorglocaties een van de grotere aanbieders in Midden- en West-Brabant.

Korte lijnen

Jacky Gerrits, teamleider onderhoud & facilitair beheer, weet nog dat zijn eerste opdracht binnen Prisma was om een partner te selecteren voor de optimalisatie van alle facilitaire processen . Jacky: “Als je toiletpapier nodig hebt, hoef je maar te googelen. Bij een partner ligt dat anders. Daar stel je eisen aan. Wij wilden geen partij die alleen ja en amen zegt, we wilden een partner die ook nee durft te zeggen, die betrokken is bij onze organisatie en die met ons meedenkt in het belang van Prisma.” Die betrokkenheid vond Prisma bij Facility Kwadraat. “Veel expertise en zeer toegankelijk”, vat hij samen. “Dankzij de korte communicatielijnen spreken we mede-eigenaar Dick Vink net zo gemakkelijk als projectmanager Fleur van den Bosch.”

“Software die alles kan.

Prisma wilde een oplossing die veel kon. “De software moest de mogelijkheden voor regievoering bij de zorg bevorderen, gebruiksvriendelijk zijn en gebruikers ontlasten, zodat zij zich kunnen richten op hun dagelijkse werkzaamheden.” De oplossing moest bovendien naadloos aansluiten op het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en de software die al in een eerder stadium was ingevoerd voor de financiële administratie, HR en Dienstroosterplanning..

Wij wilden een partner die ook weleens ‘nee’ durft te zeggen en met ons meedenkt.” Jacky Gerrits, teamleider onderhoud & facilitair beheer bij Stichting Prisma

Gevraagd en ongevraagd advies

Om de implementatie voortvarend te laten verlopen, bogen diverse projectgroepen zich over de verschillende softwaremodules. Ze brachten alle relevante vastgoedgegevens in kaart en bepaalden welke medewerkers toegang hebben tot welke modules en wat hun bevoegdheden zijn.

Bij de implementatie kregen de projectgroepen hulp van Facility Kwadraat: projectmanager Fleur van den Bosch begeleidde hen persoonlijk bij het inrichten van alle software. “Ze gaf gevraagd en ongevraagd advies en ging met kwesties aan de slag waarvoor we geen pasklare oplossing hadden”, aldus Jacky. “Soms paste ze daarvoor de software op maat aan.” Verder was het in sommige gevallen noodzakelijk dat Prisma haar interne procedures moest afstemmen op de workflow van WISH. “Dat kun je niet alleen. Ondersteuning van een expert als Facility Kwadraat is daarbij echt cruciaal.”

Volledige informatie door integratie

Om financieel en functioneel grip te krijgen op het vastgoed en de facilitaire processen is er in WISH een koppeling gemaakt met het Elektronische Cliënten Dossier (ECD) van Prisma. “Door die integratie beschikken we nu over een zeer compleet informatiesysteem. Dit biedt ons inzicht in de financiële consequenties van zorgzwaartepakketten en financieringsconstructies op het vastgoed en facilitair beheer.”

Dat inzicht is prettig, omdat ‘verandering’ eigen is aan de zorgsector. Efficiënter en goedkoper werken is sinds een fiks aantal jaren het mantra van de wetgever. Jacky benadrukt dat Prisma juist investeert om aan de kostenreductie tegemoet te komen. Het grip houden op vastgoed- en facilitair beheer is daarvan een voorbeeld. Het geeft Prisma de juiste handvatten om verantwoord te anticiperen op alle ontwikkelingen die in de sector gaande zijn.

 

Download de Facility Kwadraat bedrijfsbrochure

Lees meer over onze software en dienstverlening. Voor elke proces een slimme oplossing voor uitvoering en management.

Ook deze bedrijven gebruiken onze oplossingen. Toon alle opdrachtgevers

Meer weten over de kracht van het kwadraat?

Wij ondersteunen al meer dan 25 jaar met grote betrokkenheid organisaties bij het krijgen van grip op het facilitair en vastgoedbeheer.

073 - 644 46 44 Demo op maat