'Koppeling TOPdesk en WISH dankzij API Prima geregeld'

In gesprek met Jeroen Burgmeijer, ICT Coördinator bij Viattence Ouderenzorg

Aan ICT processen vastgoedbeheer toegevoegd

Om de regie te houden op ICT processen koos zorgorganisatie Viattence enkele jaren geleden voor het EMS-pakket TOPdesk. Specifiek voor de Technische Service en Vastgoedbeheer werd daar recent nog het systeem WISH van Facility Kwadraat aan gekoppeld. In Wezep, Heerde, Epe en Vaassen biedt Viattence vanuit 8 woonzorglocaties thuiszorg, dagbesteding, behandeling, wonen met zorg en verpleeghuiszorg aan zo’n 380 bewoner en 570 cliënten. ICT Coördinator Jeroen Burgmeijer over het belang van een betrouwbare koppeling tussen beide pakketten.

ICT Coördinator in een regieorganisatie

Jeroen is sinds 1 maart ICT Coördinator. Daarvoor was hij Technisch medewerker en Procesbegeleider Techniek en Automatisering. Wie Jeroen’s LinkedIn profiel bekijkt, ziet ook dat hij een indrukwekkend aantal opleidingen en trainingen volgde. Jeroen: “Ik begon ooit als Monteur Sterkstroominstallaties en kwam 14 jaar geleden bij Viattence terecht. Dat is een hele goede stap geweest. Ik krijg hier alle kans om samen met anderen nieuwe dingen te leren én in de praktijk te brengen. Of het nu techniek is of ICT wat op mijn bord komt, ik stroop gewoon de mouwen op en ga aan de slag!”

In 2020 maakte Viattence de keuze voor een EMS (Enterprise Management System) pakket van TOPdesk. Jeroen: “Viattence wil een ‘regieorganisatie’ zijn. Dat betekent dat we veel taken uitbesteden aan externe partners. Juist daarom is het zo belangrijk voor ons dat je wel het overzicht over processen en data houdt.
TOPdesk was in dat opzicht voor ons heel belangrijk; één portaal voor ICT vanuit de self service gedachte. Die self service gedachte sloeg goed aan in de organisatie. Zo goed dat medewerkers van de Technische Service naar ons toekwamen met de vraag ‘is er ook zo’n portaal voor meldingen van technische storingen? Ze wilden meldingen zelf online kunnen ophalen en actualiseren. Dat ze steeds na een telefonische melding zelf een werkbon moesten invullen en uitprinten voelde voor hen terecht als niet meer van deze tijd.” WISH is een FMIS gespecialiseerd in het stroomlijnen van vele vastgoedprocessen

ICT coördinator Jeroen Burgmeijer over TOPdesk en FMIS WISH koppeling

in overleg met TOPdesk

Jeroen en ook zijn collega’s Bastien van Werven (Manager Vastgoed & Services) en Gerrit Dezijn (Stafmedewerker Bouw en Techniek) zagen zeker de meerwaarde. Maar ze stelden wel twee harde voorwaarden. Jeroen: “We wilden dit echt in overleg met TOPdesk doen. En, heel belangrijk, we nemen alleen een tweede pakket als de koppeling met TOPdesk 100% betrouwbaar is. Het mooie was dat TOPdesk meteen enthousiast reageerde op onze vraag. Ze brachten ons snel in contact met Facility Kwadraat dat met WISH niet alleen een module meldingenbeheer biedt, maar ook vastgoedbeheer en een oplossing voor meerjarig onderhoud. Dat laatste was ook heel belangrijk voor mijn collega Bastien van het cluster Vastgoed en Services. 

Eigen standaard API WISH

Een plus was verder dat Facility Kwadraat heel veel ervaring heeft in de zorg.” Ook de koppeling met TOPdesk was geregeld. Facility Kwadraat ontwikkelde voor FMIS WISH een eigen standaard API, wat staat voor Application Programming Interface. API zorgt dat de gegevens gemakkelijk tussen verschillende systemen kunnen worden uitgewisseld. Er hoeft ook geen dubbel werk te worden verricht. De reactieve API is schaalbaar en verbindt de gewenste functionaliteiten snel met zowel mobiele als desktopapplicaties. Jeroen: “Geen dubbel werk, altijd de juiste data en dus overzicht. Voor ons als regieorganisatie is dit cruciaal.”

De koppeling met TOPdesk werkt prima. Geen dubbel werk, altijd de juiste data en dus overzicht. Voor ons als regieorganisatie is dit cruciaal

Self service portaal leeft

De medewerkers van de Technische Service hebben snel hun weg gevonden in WISH. Jeroen: “Meldingenbeheer wordt dagelijks gebruikt, net als vastgoedbeheer en middelenbeheer. Bij dat laatste vind ik het mooi dat onze ergotherapeuten al hebben gezegd dat ze hierbij aan willen sluiten. En Dyan Komrij (Adviseur Facilitair) is van plan om ook ter ondersteuning van het Facilitair proces gebruik te gaan maken van de combinatie WISH en TOPdesk.” Dat het self service portaal in de organisatie gaat leven, geeft Jeroen veel voldoening. “Zeker. In mijn nieuwe rol als ICT Coördinator kan ik me nu meer focussen op het verder ontwikkelen van onze ICT structuur, én van mezelf! 

ICT Zorgorganisatie Viattence koppelt WISH aan TOPdesk voor vastgoed

Goede zorg en prettig wonen 

Binnenkort start ik met de HBO ICT opleiding Business IT & Management. In mijn dagelijkse werk zal ik meer moeten loslaten. Ik weet dat ik kan vertrouwen op het overzicht dat TOPdesk en WISH leveren én op het vakmanschap van onder meer mijn collega’s van de Technische Service.” Maar Jeroen zou Jeroen niet zijn als hij ook binding houdt met het praktische. Jeroen: “Maak je geen zorgen. Voorlopig blijf ik ‘gewoon’ iedere maandagavond en nacht mijn bereikbaarheidsdienst voor de Technische Service draaien. En eens per vier weken een weekenddienst. Op die manier blijf ik betrokken bij het primaire proces én bij wat volgens mij echt belangrijk is, namelijk dat onze bewoners goede zorg krijgen en prettig kunnen wonen.”

Naar de website van zorgorganisatie Viattence>>

Naar de website van TOPdesk>>

Infographic TOPdesk en WISH integratie

Facility Kwadraat heeft een partnership met TOPdesk. Lees in de brochure hoe zij elkaar versterken. 

 

Ook deze bedrijven gebruiken oplossingen van Facility Kwadraat . Toon alle opdrachtgevers

 

contact man

 

 

Meer weten over de kracht van Facility Kwadraat?

Wij ondersteunen al meer dan 25 jaar met grote betrokkenheid organisaties bij het krijgen van grip op het facilitair en vastgoedbeheer.

073 - 644 46 44 Demo op maat