Betrouwbare informatie voorkomt verrassingen

Gemeente Rijswijk

Nederlandse gemeenten hebben een fiks takenpakket om de belangen van burgers te behartigen. Daar hoort ook bij dat ze goed zorgen voor huisvesting van scholen en het onderhoud van openbare ruimte (compleet met speeltuinen en groen), sport- en culturele accommodaties. De gemeente Rijswijk maakt hierbij gebruik van WISH. Daarmee houdt ze niet alleen overzicht op het vastgoedonderhoud maar beheert ze ook álle contracten die ze met leveranciers sluit.

WISH als standaard

WISH behoort al vijftien jaar tot de standaard werkuitrusting van veel Rijswijkse ambtenaren. Begonnen met de modules MJOP en Meldingenbeheer werken ze inmiddels ook met de WISH-modules Contractbeheer, Verhuurbeheer, Energiebeheer, Vastgoedbeheer en Vastgoedrekenen. “We weten precies hoe het met onze gebouwen is gesteld en wat er nodig is om ze in goede staat te houden”, vertelt Anita den Dam, gegevensbeheerder van de afdeling Sport en Maatschappelijk Vastgoed. “Zo staan we nooit voor verrassingen.”

MJOP EN MELDINGENBEHEER

WISH brengt al jaren uitkomst bij het in conditie houden van panden waarvoor we verantwoordelijk zijn”, gaat Anita door. “We weten precies welke maatregelen we eerder troffen, welke we nog moeten gaan treffen en wat die gaan kosten.” Waar het MJOP inzicht biedt in het onderhoud op de lange termijn is Meldingenbeheer de module die de onvermijdelijke dagelijkse storingen stroomlijnt. 

Na melding start snel reparatie

“Gebouwbeheerders van bijvoorbeeld kinderopvanglocaties en culturele instellingen in onze gemeente hebben hiervoor beperkt toegang tot WISH. Als ‘WISH LITE-users’ kunnen ze via hun tablet en mobiele WISH-applicatie een storing aan ons doorgeven. Daar ondernemen we dan direct actie op.” Dankzij de beschikbaarheid van gegevens die allemaal samenkomen in WISH is de juiste reparatieleverancier snel gevonden, voorzien van een duidelijke opdracht.

Met WISH hebben we zicht op alle contracten die we met externe partijen sluiten.

Contractbeheer voor alle soorten contracten

Met de WISH-module Contractbeheer koppelt Rijswijk de werkzaamheden van leveranciers rechtstreeks aan het onderhoudsproces. De module houdt de gemeente bovendien op de hoogte van de status van lopende contracten. Anita: “Hier beperkt WISH zich niet tot ‘vastgoed’. We kunnen er ál onze contracten in onder brengen.” En Nederlandse gemeenten hebben er nogal wat. Volgens de Vereniging Nederlandse Gemeenten kopen ze jaarlijks voor tientallen miljarden euro’s in. Van groenvoorziening tot automatisering en van verzekeringen tot gas, water en licht. Zo ook de gemeente Rijswijk. “Met WISH hebben en houden we overzicht op alle contracten die we met externe partijen sluiten.”

Maatwerk troef

Facility Kwadraat richtte de Contractbeheer-module op maat in voor Rijswijk. Het maatwerk zit hem onder meer in extra invulvelden. Gebruikers kunnen zo eenvoudig selecteren om wat voor contracten het precies gaat of om welke soort aanbestedingen (zoals Europese of openbare). Deze opties leveren ambtenaren tijdwinst op: alle data, die normaal gesproken in verschillende systemen of op papier is opgeslagen, is nu vastgelegd in WISH en voor elke geautoriseerde gebruiker snel opvraagbaar.

Betrouwbare managementinformatie

Sterk punt volgens Anita is bovendien dat WISH met gebruikers meedenkt. “Het systeem stuurt dankzij diverse koppelingen vanzelf notificaties. Niet alleen wanneer de looptijd van contracten in zicht komt, maar ook wanneer – in geval van onderhoud – NEN-controles moeten plaatsvinden.” WISH biedt daarmee betrouwbare informatie op alle gebieden. “Onze accountant vraagt er zelfs om. Wil hij onderliggende stukken hebben om cijfers te staven, dan hebben we met WISH alle managementinformatie voorhanden waarmee hij verder kan.”

En nog één: Vastgoedrekenen

De gemeente Rijswijk gaat binnenkort aan de slag met nóg een module: WISH Vastgoedrekenen. Facility Kwadraat ontwikkelde een speciale versie voor overheden. Sinds de komst van de Wet Markt & Overheid is het doorberekenen van integrale kosten in de huurtarieven immers verplicht. De module Vastgoedrekenen:

  • Destilleert gegevens uit andere WISH-modules zodat gebruikers op verantwoorde wijze hun berekeningen maken voor hun vastgoedstrategie 
  • Biedt zicht op de huidige en toekomstige status van het vastgoed;
  • Geeft inzicht in waardeontwikkeling en (langjarige) exploitatie.

Download de Facility Kwadraat bedrijfsbrochure

Lees meer over onze software en dienstverlening. Voor elke proces een slimme oplossing voor uitvoering en management.

Ook deze bedrijven gebruiken onze oplossingen. Toon alle opdrachtgevers

Meer weten over de kracht van het kwadraat?

Wij ondersteunen al meer dan 25 jaar met grote betrokkenheid organisaties bij het krijgen van grip op het facilitair en vastgoedbeheer.

073 - 644 46 44 Demo op maat