WISH als standaard

FMIS WISH behoort al vijftien jaar tot de standaard werkuitrusting van veel Rijswijkse ambtenaren. Begonnen met de modules MJOP en Meldingenbeheer werken ze inmiddels ook met de WISH-modules Contractbeheer, Verhuurbeheer, Energiebeheer, Vastgoedbeheer en Vastgoedrekenen. “We weten precies hoe het met onze gebouwen is gesteld en wat er nodig is om ze in goede staat te houden”, vertelt Anita ten Dam, gegevensbeheerder van de afdeling Sport en Maatschappelijk Vastgoed. “Zo staan we nooit voor verrassingen.”

Na melding start snel reparatie

“Gebouwbeheerders van bijvoorbeeld kinderopvanglocaties en culturele instellingen in onze gemeente hebben hiervoor beperkt toegang tot WISH. Als ‘WISH LITE-users’ kunnen ze via hun tablet en mobiele WISH-applicatie een storing aan ons doorgeven. Daar ondernemen we dan direct actie op.” Dankzij de beschikbaarheid van gegevens die allemaal samenkomen in WISH is de juiste reparatieleverancier snel gevonden, voorzien van een duidelijke opdracht.

Met WISH hebben we zicht op alle contracten die we met externe partijen sluiten.

Contractbeheer voor alle soorten contracten

Met de WISH-module Contractbeheer koppelt Rijswijk de werkzaamheden van leveranciers rechtstreeks aan het onderhoudsproces. De module houdt de gemeente bovendien op de hoogte van de status van lopende contracten. Anita: “Hier beperkt WISH zich niet tot ‘vastgoed’. We kunnen er ál onze contracten in onder brengen.” En Nederlandse gemeenten hebben er nogal wat. Volgens de Vereniging Nederlandse Gemeenten kopen ze jaarlijks voor tientallen miljarden euro’s in. Van groenvoorziening tot automatisering en van verzekeringen tot gas, water en licht. Zo ook de gemeente Rijswijk. “Met WISH hebben en houden we overzicht op alle contracten die we met externe partijen sluiten.”

Maatwerk troef

Facility Kwadraat richtte de module Contractbeheer op maat in voor Rijswijk. Het maatwerk zit hem onder meer in extra invulvelden. Gebruikers kunnen zo eenvoudig selecteren om wat voor contracten het precies gaat of om welke soort aanbestedingen (zoals Europese of openbare). Deze opties leveren ambtenaren tijdwinst op: alle data, die normaal gesproken in verschillende systemen of op papier is opgeslagen, is nu vastgelegd in WISH en voor elke geautoriseerde gebruiker snel opvraagbaar.

Betrouwbare managementinformatie

Sterk punt volgens Anita is bovendien dat WISH met gebruikers meedenkt. “Het systeem stuurt dankzij diverse koppelingen vanzelf notificaties. Niet alleen wanneer de looptijd van contracten in zicht komt, maar ook wanneer – in geval van onderhoud – NEN-controles moeten plaatsvinden.” WISH biedt daarmee betrouwbare informatie op alle gebieden. “Onze accountant vraagt er zelfs om. Wil hij onderliggende stukken hebben om cijfers te staven, dan hebben we met WISH alle managementinformatie voorhanden waarmee hij verder kan.”

En nog één: Vastgoedrekenen

De gemeente Rijswijk gaat binnenkort aan de slag met nóg een module: WISH Vastgoedrekenen. Facility Kwadraat ontwikkelde een speciale versie voor overheden. Sinds de komst van de Wet Markt & Overheid is het doorberekenen van integrale kosten in de huurtarieven immers verplicht. De module Vastgoedrekenen:

• destilleert gegevens uit andere WISH-modules zodat gebruikers op verantwoorde wijze hun berekeningen maken voor hun vastgoedstrategie
• biedt zicht op de huidige en toekomstige status van het vastgoed
• geeft inzicht in waardeontwikkeling en (langjarige) exploitatie