Één loket voor alle meldingen
Hoe zorg je dat facilitaire meldingen van meer dan twintig scholen vlot worden opgelost? Facilitair Beheer van De Onderwijsspecialisten, de serviceorganisatie van 25 scholen voor (voortgezet) speciaal onderwijs in Oost-Nederland, heeft alles onder controle met WISH Meldingenbeheer met PDC van Facility Kwadraat. “Daarmee zeiden we vaarwel tegen de papieren lijsten en notitieblokken”, weet Ab Michielsen nog, Coördinator Facilitair Beheer. “Wat het ons bracht? Rust in het hoofd.”
Op zoek naar eenvoud
Facilitair Beheer van De Onderwijsspecialisten startte in 2014 met de uitrol van de WISH-module Meldingenbeheer. Een eerdere poging om met een geautomatiseerd meldingensysteem te werken, strandde. “Te ingewikkeld en bovendien Engelstalig”, vertelt Ab. “We grepen terug naar papier, maar met 25 scholen is dat niet te doen. Notities raken kwijt net zoals het overzicht, je hoofd loopt over…” Daar kwam een einde aan toen Facility Kwadraat in beeld kwam en Meldingenbeheer implementeerde. “WISH biedt gebruiksgemak voor ons én de scholen. Dat is precies wat we wilden.”
WISH-applicatie op tablet en mobiel
De module zorgt ervoor dat scholen zelf hun storingsmeldingen, verzoeken, bestellingen of informatieaanvragen bij Facilitair Beheer kwijt kunnen. “Dit zijn vaak de conciërges. Die hebben allemaal een WISH-applicatie op hun pc, tablet of smartphone om zelf meldingen te doen”, vertelt Jolina Branderhorst, Hoofd Facilitair Beheer. Deze meldingen worden vervolgens door de facilitaire servicedesk in behandeling genomen.
Waardevolle registratie
Melders hebben bovendien inzicht in de status van hun melding. Ab: “Dat scheelt een hoop telefoontjes. Via WISH kunnen ze zien wie de melding behandelt en wat de voortgang is. Voor ons is die registratie net zo waardevol: we weten precies welke storingen zich waar voordoen en hoeveel tijd een oplossing duurt. WISH geeft ons daarmee ook de mogelijkheid om na te gaan of leveranciers gemaakte prestatieafspraken nakomen. Door het volgen van de hoeveelheid bestellingen kunnen we ook ons inkoopproces sturen.”
WISH biedt gebruiksgemak voor ons én de scholen. Dat is precies wat we wilden.
PDC biedt gemak
De grote behoefte aan gemak leidde bij De Onderwijsspecialisten ook tot een WISH Producten en Dienstencatalogus (PDC), een database die Facility Kwadraat inrichtte met alle onderwerpen die van doen hebben met de huisvesting van de scholen. Jolina: “Dankzij de PDC hoeven melders geen uitgebreide berichten te typen, maar doorlopen ze een aanklikbaar keuzemenu. Het systeem genereert vervolgens een bon voor onze planners. Die zetten er onze servicemensen op of schakelen een leverancier in. Het zijn ook de planners of de servicemensen die klussen afmelden zodra ze gereed zijn. Zo hebben onze klanten echt één loket voor al hun facilitaire en huisvestingskwesties.”
Extra opties
Waar dit proces bij De Onderwijsspecialisten meestal via planners loopt, biedt de module ook de mogelijkheid externe partners aan WISH te koppelen. Die kunnen daarmee de aan hen opgedragen meldingen direct inzien, bewerken en afmelden na uitvoering. Uiteraard is deze voorziening omgeven door een autorisatieprocedure voor een beveiligde toegang tot een beperkt deel van Meldingenbeheer.
MJOP en Projectadministratie
De Onderwijsspecialisten maakt ook gebruik van de WISH-modules MJOP en Projectadministratie. Deze zijn met elkaar gekoppeld om ervoor te zorgen dat de scholen ook op de lange termijn goed in hun jas zitten. Dankzij de koppeling kan de serviceorganisatie:
- monitoren of ze in de pas blijft lopen met het beschikbare budget
- alle onderhoudsklussen van het jaarplan inplannen en in opdracht geven aan externe partijen
- het MJOP snel en effectief actualiseren op basis van gegevens in de module Projectadministratie
Ontdek ook de kracht van het kwadraat
Net als De Onderwijsspecialisten uw Meldingenbeheer en PDC efficiënt inrichten? Met FMIS WISH heeft u een compleet systeem voor uw facilitair én vastgoedbeheer. Ontdek onze software en dienstverlening.
Bekijk ook cases uit andere sectoren
Meer weten over de kracht van Facility Kwadraat?
Wij ondersteunen al meer dan 25 jaar met grote betrokkenheid organisaties bij het krijgen van grip op het facilitair en vastgoedbeheer.