Werkorganisatie ‘HLT samen’ verbindt
Voor het gemeentelijk vastgoed heeft HLTsamen gekozen voor WISH, de vastgoed software van Facility Kwadraat.
HLT staat voor de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen die vanaf 1 januari 2017 één gezamenlijke werkorganisatie, HLTsamen, hebben opgericht. Drie gemeenten beroemd om hun kleurrijke bloembollenvelden, bloemencorso’s en Keukenhof. HLTsamen is een werkorganisatie met ruim 450 medewerkers. Inventief, krachtig en verbindend wil deze samenwerking zijn voor haar 80.000 inwoners. HLTsamen heeft zich ten doel gesteld het beheer, verhuur en onderhoud van de gemeentelijk vastgoedportefeuille te professionaliseren door de inzet van passende software. Zij koos voor het vastgoed- en facilitair systeem WISH van Facility Kwadraat om haar specialisme in het maatschappelijk vastgoed.
Van harte welkom werkorganisatie HLTsamen! Wij zijn blij dat we mee mogen werken aan jullie gemeentelijke samenwerking en vastgoed vraagstukken.
Gemeenten beginnen het nieuwe jaar (vast)goed
Om begin 2021 van de verbeterslag in het vastgoedbeheer te kunnen profiteren, zijn we samen met HLTsamen direct gestart met de implementatie van FMIS WISH. Op basis van de gewenste processen richt projectmanager Fleur samen met HLTsamen de software op maat in, zodat het maximale effect voor de drie gemeenten wordt bereikt. Tijdens en na het implementatietraject beschikt HLTsamen over een speciaal dashboard voor het beheren van de applicatie, zodat zij zelfstandig de inzet van WISH kan blijven bijsturen. Onmisbaar voor een jonge werkorganisatie die volop in beweging is en het verschil wil maken.
In de eerste fase van de implementatie worden de volgende vastgoed specifieke modules ingericht:
• WISH Meldingenbeheer
• WISH Meerjarenonderhoud
• WISH Contractbeheer
• WISH Verhuurbeheer
Hieronder beschrijven we in het kort een aantal belangrijke prestaties.
Grip op vastgoedonderhoud en service
Als werkorganisatie is HLTsamen verantwoordelijk voor het onderhoud van haar vastgoedportefeuille. Ze wil grip op de onderhoudskosten in combinatie met een goede service voor haar gemeentes. Dat begint door de vastgoedportefeuille en de werkprocessen rondom klachtenonderhoud en reparatieverzoeken te kanaliseren in één overzichtelijk systeem: WISH. HLTsamen krijgt maximale grip op haar klachtenonderhoud door het in gebruik nemen van de WISH Mobile-webapp en de Selfservice portal met de zogenaamde Producten Diensten Catalogus (PDC).
Door het inrichten van een PDC worden digitale werkbonnen of opdrachtbonnen gekoppeld en verzonden aan de juiste interne uitvoerder of leverancier. Het resultaat? De melder wordt snel geholpen en op de hoogte gehouden. De technische dienst of externe leverancier voert het werk snel uit met minimale administratieve handelingen. En de manager beschikt over een helder dashboard met logboek.
Technisch en financieel inzicht met MJOP
HLTsamen wil niet alleen onderhouden en repareren wanneer daarom wordt gevraagd. Om de conditie van haar gebouwen op het peil te houden, onderhoudt zij haar gebouwen ook planmatig. Voor het preventief onderhouden maakt HLTsamen gebruik van meerjarenonderhoudsplannen (MJOP of MOP). Bestaande MJOP’s worden geconverteerd naar WISH en nieuwe worden er aan toegevoegd. Bij een MJOP hoort ook een onderhoudsbegroting. Deze twee-eenheid zorgt ervoor dat er onderhoudsvoorzieningen zijn en dat onderhoudsactiviteiten daadwerkelijk van start kunnen.
Op basis van de module WISH Meerjarenonderhoud kan HLTsamen de financiële jaarplannen samenstellen, de projecten voorbereiden en aanbestedingen starten. Met behulp van de geïntegreerde Business Intelligence software Qlik Sense kan de manager presentaties maken voor andere belanghebbenden zoals directie of accountant.
Sturen op verhuur- en andere contracten
HLTsamen verhuurt een deel van haar gebouwen aan bijvoorbeeld scholen, verenigingen en ondernemers. Daarbij is het verhuurcontract het resultaat van de vele afspraken tussen de gemeente en de huurder. Voor het efficiënt organiseren van al deze verhuurcontracten neemt HLTsamen de module Verhuurbeheer in gebruik. De verhuursoftware maakt het HLTsamen gemakkelijk en berekent eenvoudig de vaste huur of servicekosten door aan de juiste huurder.
Daarmee wordt de basis gelegd voor de geautomatiseerde prolongatie en aansturing van de financiële administratie voor de verhuurfacturen.
WISH als digitale vastgoed agenda met logboek
HLTsamen leg de lat hoog, want zij importeert de gegevens van honderden contracten in WISH. Daardoor heeft HLT alle contractgegevens en afspraken overzichtelijk en snel bij de hand. Vanuit het systeem kunnen heel handig alle betrokken partijen genotificeerd worden over bijvoorbeeld de afgesproken werkzaamheden (zoals controles en wettelijk keuringen) of het naderende einde van het contract. WISH als digitale agenda en logboek!
Voor de digitalisatie van al haar documenten gebruikt HLTsamen een documentenmanagementsysteem. De wens van HLTsamen is bepaalde gegevens in WISH Verhuur uit te wisselen met JOIN Zaaksysteem van Decos. Dit documentensysteem wordt met regelmaat gebruikt door gemeenten. Het uitwisselen van documenten is voor ons geen probleem. WISH heeft namelijk een eigen Application Programming Interface (API) en koppelt veilig met andere systemen.
Met eigen ogen zien hoe WISH voor uw gemeente(n) kan werken?
Ben u nieuwsgierig geworden naar onze software oplossingen voor uw vastgoedportefeuille? Vraag dan gratis een demonstratie WISH aan. We gaan graag vrijblijvend met u in gesprek over uw uitdagingen in 2021.
Of leest u liever eerst iets meer? Download dan een (of meerdere ) van onze gratis solutionbrochures.