QR-codes in het facilitaire proces

QR-codes zijn niet meer weg te denken. Net als mobiele apps in een modern FMIS, software voor facilitaire processen. Door deze oplossingen te combineren, kan het voor de facilitaire medewerker gemakkelijker worden gemaakt. QR-codes zijn ook mogelijk in combinatie met WISH Mobile van FMIS WISH. Maar hoe werkt het precies? En hoe gebruikt u QR-codes veilig in het facilitaire proces? We delen graag een paar tips en adviezen.

Gebruik QR-codes en WISH Mobile

Het is mogelijk QR-codes in te zetten voor WISH Mobile (web) apps, de mobiele variant van FMIS WISH. Hierdoor worden processen, zoals het leveren van service en faciliteiten, asset management of het opnemen van (meter)standen eenvoudiger. Via de QR-code legt de facilitaire of technische dienstmedewerker automatisch verbinding met WISH. Met zijn mobiele telefoon identificeert hij ter plaatse bijvoorbeeld een object, appartement of locatie.

Voorbeelden, waarvoor QR-codes in WISH worden ingezet, zijn:

  • Meldingenbeheer
  • Bedrijfsmiddelenbeheer
  • Meterstandenregistratie
  • Legionellapreventie en spoellijsten
  • Reservering en levering van faciliteiten
  • Herinspecties
  • Verhuurbeheer

QR-codes scanners

Voor het inscannen van een QR-code heeft de facilitaire of technische dienstmedewerker een smartphone nodig. Daarbij maakt hij in de meeste gevallen gebruik van de standaard camera app of Google app. Of van een speciale QR-scanner app. Deze vindt u in de Apple App Store of via de Google Play Store. Via de standaard browser van de smartphone wordt de betreffende URL automatisch geopend. Een URL is een uniek internetadres, waarmee de locatie van een webpagina wordt aangegeven. In dit geval een uniek internetadres in WISH. Zodat na het scannen de medewerker direct aan de slag kan met zijn taken binnen onze FMIS app.

Voorbeelden van goede QR-code scanners voor iPhone en Android zijn:

  • Kaspersky’s QR code reader en scanner
  • NeoReader Barcode Scanner
  • QR code reader by Scan
  • QuickMark QR Code Reader en Scanner App
  • QR & Barcodescanner voor Android

QR-codes met de juiste parameters

QR-code staat voor Quick Response code en bestaat uit kleine vierkante blokjes die samen de code vormen. Om voor WISH QR-codes te generen, worden er eerst zogenaamde ‘URL-parameters’ samengesteld. Parameters zijn stukjes tekst die achter de normale URL (weblink) staan. Deze zorgen ervoor dat bijvoorbeeld automatisch wordt ingelogd en op de juiste plek in de software wordt gestart. Omdat parameters variabelen zijn, bepaalt u enigszins zelf wat u automatiseert binnen uw facilitaire processen. Ligt het (deel)proces gevoelig, dan is het beter geen wachtwoorden mee te sturen in de URL-parameters. Dat betekent dat er niet automatisch ingelogd wordt na het scannen van de QR-code. De WISH Mobile-gebruiker moet dan inloggen met zijn wachtwoord. 

Zijn de URL-parameters samengesteld? Dan zet u deze eenvoudig om in een code met een (gratis) QR-code generator. Voorbeelden van QR-code generators zijn: 

  • gratisqrcode.nl
  • nl.qr-code-generator.com
  • qrcode-monkey.com
  • qrcodetotaal

Bepaal welke QR-code generator het beste bij uw organisatie past. Is deze gratis? Vraag u zicht af of de QR-codes na een tijdje verlopen. En hoeveel codes gratis zijn. 

Veilig gebruik QR-codes in het facilitaire proces

De zwart-witte blokjes in een QR-code zelf zijn niet goed of slecht. Het gaat vooral om waar de QR-code naar toe verwijst. Als u een veilig doel hebt met de QR-code, is het in principe veilig. Gratis diensten waarmee u QR-codes maakt, zijn niet onveiliger dan betaalde diensten. Want er zit dezelfde technologie achter. Besef wel dat QR-codes, en dus bijbehorende URL, openbaar zijn. Uiteraard is FMIS WISH dat niet en moet de gebruiker geautoriseerd zijn. 

Stelt u zich altijd de volgende vragen:

  1. Is het een veilig ‘adres’ waar naar de QR verwijst? Kan er misbruik worden gemaakt?
  2. Wordt er een betrouwbare QR-code generator gebruikt?
  3. Is deze versleuteld met HTTPS, een beveiligde manier om data te versturen?
  4. Gebruik u betrouwbare scan apparaten en browsers. Zijn deze up-to-date?
  5. Waar plaats u de QR-codes, die voor iedereen met een smartphone uit te lezen is?

Ons algemene advies: Stel QR-codes samen voor gebruik met beperkte rechten in veilige situaties. Gebruik QR-codes bij voorkeur niet voor cruciale facilitaire processen. Weeg zorgvuldig af of een automatische inlog in WISH Mobile wenselijk is. 

Als vanzelfsprekend ondersteunen wij u bij het implementeren van FMIS WISH en het gebruik van QR-codes. 

Vragen of demonstratie?

Wilt u meer weten over veilig inzetten van QR-codes en FMIS WISH? Vraag gratis en geheel vrijblijvend een demonstratie of adviesgesprek aan. Dit kan natuurlijk ook online!

Vul hier uw gegevens in. Dan maken we direct een afspraak met u.

Ja, graag vrijblijvende demo!

Wish: Het meest toegankelijke Vastgoed en Facility Systeem