180 Kinderopvang locaties van KION in FMIS WISH

Veilige en uitdagende kinderopvang

Kinderopvang organisatie KION heeft een duidelijk missie: ‘We willen het beste voor kinderen en bieden hen een veilige en uitdagende omgeving zodat ze zich optimaal kunnen ontwikkelen en gelukkig zijn.’ Circa 1.200 medewerkers en 45 Kinderdagverblijven, 56 Peutergroepen, 79 Buitenschoolse opvanglocaties maken deze missie mogelijk. … en nu ook FMIS WISH!

Na een zorgvuldig voortraject van uitvragen en uitproberen koos KION voor facilitair managementsysteem WISH. De op maat ingerichte demo-omgeving heeft KION ervan overtuigd dat WISH het managen van de 180 locaties efficiënter maakt en de samenwerking groter. Ruim 10.000 kinderen spelen, leren en lachen in verantwoorde huisvesting, dat gemanaged wordt door een enthousiast facilitair team.

Onderscheidend in (aan)huurbeheer

KION is een organisatie in de kinderopvang zonder winstoogmerk in de omgeving van Nijmegen. WISH wil ze in de volle breedte inzetten voor al haar locaties en ruimtes, maar ook voor haar bedrijfsmiddelen (inventaris). Volgens senior facilitair medewerker Lisette Willemsen is de software vooral onderscheidend in het managen van vastgoed en (aan)huurcontracten. Door de jaren heen groeide het aantal (aan)huurcontracten en daarmee ook de behoefte aan efficiency op dit vlak. Alle locaties, contractgegevens en afspraken worden in WISH ondergebracht en beheerd. Waardoor de software medewerkers tijdig notificeert en taken zoals keuringen en onderhoud aanstuurt. Tot de standaard functionaliteit behoort het integreren van de demarcatielijsten en ABC-lijsten. Zodat altijd duidelijk is wie voor welk (reparatie)onderhoud betaald.

Speciaal zijn de huurkosten die via een bepaalde verdeelsleutel worden doorberekend aan de dienstverleningen ‘Peutergroepen (PGR)’ en ‘Buitenschoolse opvang (BSO)’. Deze kostenverdelingen wil ze ook graag automatiseren in WISH. Volgens Lisette scheelt dit veel tijd. Omdat een overgroot gedeelte van de functionaliteiten standaard in de software is geregeld, wordt alleen voor de specifieke verdeling van de aanhuurkosten een klein beetje maatwerk (slechts 7%) verricht.

Kinderopvang locaties in modulair FMIS WISH voor vastgoed en facility

Gefaseerd uitrollen

Lisette Willemsen maakt deel uit van een projectgroep, waartoe ook facilitaire dienstmedewerker Rene Jurrius en functioneel beheerders Bart van Dort en Sven Colenbrander behoren. Onder begeleiding van Facility Kwadraat projectmanager Fleur van den Bosch is de implementatie in het voorjaar van start gegaan. In 2023 nemen 15 power-users (hoofdgebruikers) en 1.200 lite-users WISH in gebruik. In nauwe samenwerking met de projectgroep wordt module voor module uitgerold. Gepaard gaande met trainingen. “De planning voor 2023 is gemaakt en zoals het er nu naar uitziet kunnen we in het najaar alles live hebben. Zeker met zo’n enthousiaste projectgroep die de schouders er echt onder zet!”, meldt Fleur heel tevreden.

10 modules voor KION

WISH bestaat uit 15 modules, waarvan KION 10 modules implementeert in haar organisatie. Begin april is ze gestart is met het inrichten van de basismodules WISH Vastgoedbeheer en WISH Applicatiebeheer. Met daarin de zogenaamde ‘Vastgoedverkenner’, een vastgoedboomstructuur afgestemd op de organisatiestructuur van KION. De kinderopvang kent drie regio’s, organisatorische eenheden: Noord, Midden en West. Bij de regio’s ligt de dagelijkse operatie in handen van de clustermanagers. In de module Applicatiebeheer worden de rollen en de rechten van de gebruikers vastgelegd en worden verantwoordelijkheden verdeeld. Daarna worden de volgende modules stap voor stap geïmplementeerd:

Verhuurbeheer
Ruimtebeheer
Middelenbeheer
Meldingenbeheer
Toegangsbeheer
Meerjarenonderhoud
Projectadministratie
Contractbeheer

Binnen hetzelfde WISH-portal beschikt KION over interactieve dashboards van QLIK Sense. Door visuele analyses krijgt de kinderopvang organisatie meer inzicht in het reilen en zeilen van haar facilitaire taken. Daarnaast wordt KION in staat gesteld via auditlogging het verloop van data in bepaalde processen te achterhalen.

WISH ook voor kinderopvang Prokino en de eerste stap

Kinderopvang organisaties Prokino (200 locaties) en de eerste stap (37 locaties) gingen KION voor. Ook zij zetten WISH in voor hun vastgoedbeheer, aan- en verhuurbeheer en meerjarenonderhoud. Aan de basis ligt bij allen het vastgoedbeheer voor een complete registratie van de huisvesting en het creëren van één betrouwbare bron van informatie. Voor Prokino koppelden we WISH met de software systemen van TOPdesk en AFAS. Dit doen we met een standaard API- koppeling. Zodat tussen de applicaties eenvoudig en veilig wordt samengewerkt en geen dubbel werk wordt verricht.

Naar de website van kinderopvang KION>>