Ruim zestig gebouwen

PCOU Willibrord bestuurt twee schoolstichtingen in de provincie Utrecht met in totaal 41 scholen in het basis-, speciaal en middelbaar onderwijs. Hieronder vallen meer dan 18.000 leerlingen, 2.200 medewerkers en ruim zestig schoolgebouwen.

De puntjes op de i

In datzelfde jaar en begin 2018 voerde Facility Kwadraat ook NEN 2580-metingen uit om het Bruto Vloeroppervlak van verschillende scholen te bepalen. Daarmee zijn puntjes weer op de i gezet en weet het stichtingsbestuur waar ze qua onderhoud de komende jaren aan toe is. Chantal: “Dankzij WISH hebben we een goed beeld van het vastgoed en het toekomstig onderhoud. Met de conditiescore in de hand kunnen we bovendien gemakkelijker in overleg treden met de gemeente over eventuele vervanging van gebouwen.”

Dankzij WISH hebben we steeds een actueel beeld van de staat van het vastgoed.

Intensief gebruik

PCOU Willibrord is een intensieve gebruiker van WISH. Begonnen met de MJOP-onderhoudsmodule in 2007 maakt de organisatie nu ook gebruik van de modules Vastgoedbeheer, Verhuurbeheer, Contractbeheer, Veiligheid en Meldingenbeheer. “Puur om effectief en strategisch te kunnen sturen op vastgoedexploitatie. Daarvoor hebben we alle dossiers zoals tekeningen, overeenkomsten en contracten in WISH ingevoerd.

Optimale transparantie

Met de modules hebben alle afzonderlijke schooldirecteuren inzicht in de staat van het vastgoed. Chantal: “Ze halen met enkele muisklikken alle dossiers op, van de gebouwgegevens tot de contracten met leveranciers. Ze zien daardoor precies wat er aan onderhoud gepland moet worden, welke partij daarvoor wordt ingeschakeld en welke kosten daarmee gepaard gaan. Aangezien ze zelf verantwoordelijk zijn voor het onderhoud, is optimale transparantie een must.”

Self Service

Groot pluspunt van WISH is bovendien dat directies via een selfservice portal zelf melding kunnen doen van klachten of storingen. Dit ontlast het centrale meldpunt. De selfservice portal houdt de melder bovendien direct op de hoogte van de planning, wie de melding behandelt en wat de voortgang is. Hiervoor heeft Facility Kwadraat de portal gekoppeld aan de systemen van Wolter Drost & Croon en Strukton, de vaste onderhoudsbedrijven van de Utrechtse scholenstichting.

Altijd stand-by

Werken met WISH is volgens Chantal inmiddels gewoon geworden. “Bij de implementatie, jaren geleden, heeft Facility Kwadraat ons intensief begeleid. Daarna zijn we de daadwerkelijke uitvoering bewust zelf gaan doen. Zo leerden we er het snelst mee werken.” Facility Kwadraat staat nog steeds stand-by. “Hebben we bijvoorbeeld ondersteuning nodig bij het vertalen van onze werkprocessen naar vastlegging in de verschillende modules, dan hoeven we maar te bellen.”

Maatwerk

Facility Kwadraat is continu bezig met de doorontwikkeling van FMIS WISH. Dat doe ze ook op maat: voor PCOU Willibrord zorgde ze voor een koppeling tussen WISH en de meld- en werkordersystemen van Wolter Drost & Croon en Strukton. In de praktijk betekent dit dat schooldirecties hun storing registreren in WISH, waarna de melding automatisch terechtkomt bij de bedrijven. De systemen daar nemen het over; statusupdates worden teruggekoppeld aan WISH, evenals de gereedmelding. Zo weten melders, enkel door WISH te raadplegen, altijd hoe het met hun storing staat.