Verhuuradministratie, een zorg minder? Of is er nog een slag te slaan?
De verhuuradministratie in de zorg is de afgelopen jaren behoorlijk geïntensiveerd. Met name in de ouderenzorg. Het aantal verhuurbare eenheden (VHE) is aanzienlijk toegenomen. En daarmee ook het aantal huurcontracten. Zeker nu de vergrijzing en de behoefte aan passende woonvormen in de zorg sterk toenemen. De levensverwachting stijgt van 81,5 jaar in 2015 naar bijna 86 jaar in 2040.
Sinds 2013 is het scheiden van wonen en zorg ingevoerd. Dit betekent in het kort dat het wonen en de zorg apart gefinancierd wordt. Met als gevolg dat zorgaanbieders vandaag de dag vele huurcontracten met (toekomstige) bewoners opstellen en afsluiten. Daarvoor hebben de meeste zorgaanbieders een eigen ‘Verhuurafdeling’ of afdeling ‘Wonen’ opgezet. Daardoor hebben zij in de afgelopen jaren beter inzicht gekregen in de woonbehoefte, leegstand en de kosten van de verhuurbare eenheden. Maar is de verhuuradministratie ook een zorg minder geworden? Of is er nog een digitale slag te slaan?
Software voor de verhuuradministratie in de zorg
Wanneer ouderen- of andere zorgaanbieders ervoor kiezen om een eigen verhuurorganisatie voor hun vastgoed op te zetten, brengt dit extra administratieve taken met zich mee. Zoals het opstellen huurcontracten, het innen van de kale huur, de bijkomende servicekosten en het afrekenen van de energie. Zorgaanbieders, die besluiten om de verhuuradministratie zelf te organiseren, hebben daarom behoefte aan een software oplossing om alle relevante verhuurinformatie te managen en een stappenplan om te komen tot een deugdelijke en duurzaam verhuurorganisatie. Deugdelijk om inconsequenties en onvolledigheden te voorkomen en duurzaam omdat de verhuurorganisatie permanent flexibel moet kunnen inspelen op levensloopbehoefte en wijzigende wet- en regelgeving. Onze vastgoed software oplossing WISH voorziet in die behoefte.
Van verhuuradministratie naar foutloze facturatie
Voor het daadwerkelijk innen van alle huurbedragen wordt logischerwijs samengewerkt met ‘de Financiële Administratie’ van de zorgorganisatie. Op basis van de aangeleverde gegevens door ‘de ‘Verhuurafdeling’ worden de facturen in het eigen boekhoudprogramma samengesteld en verstuurd naar de bewoners. Een belangrijk fase in deze samenwerking is het vooraf controleren op juistheid door middel van (proef)prolongaties. Daarvoor beschikt de medewerker over een online dashboard in WISH, waarmee leegstand en (menselijke) fouten in de administraties tot een minimum worden beperkt. Bovendien borgt WISH zowel verhuur- als aanhuurcontracten en de afspraken met respectievelijk bewoners en verhuurders.
Standaard koppeling tussen administraties, een zorg minder
In de zorg zijn grote stappen gezet binnen het beheer van de verhuurbare eenheden (VHE). Zowel organisatorisch als softwarematig. Toch zien wij dat de laatste digitaliseringsslag niet altijd gemaakt wordt, namelijk die van het koppelen van het eigen boekhoudprogramma met de verhuuradministratie. Verhuurgegevens worden geëxporteerd/geïmporteerd of met de hand overgetypt in het boekhoudprogramma. Waardoor de kans op (menselijke) fouten groter is.
Het digitaal aanleveren via een koppeling heeft een aantal belangrijke voordelen:
- het verkleint de foutkans
- het kost aanzienlijk minder tijd
- het is altijd up-to-date
- en niet onbelangrijk: betere samenwerking, dus minder stress!
Wij van Facility Kwadraat vinden dat wij u kunnen ontzorgen in uw verhuurbeheer. Onze online software WISH beschikt namelijk over een standaard API-koppeling die moeiteloos de vereiste huurgegevens uitwisselt met het gewenste boekhoudprogramma of het financieel systeem. Waardoor het afdelingsoverstijgend samenwerken gemakkelijk en efficiënt wordt voor alle betrokken medewerkers en managers.
Wij integreren met financiële programma’s zoals Exact, Afas, Visma, e-Boekhouden of Twinfield, maar ook met andere bedrijfssoftware, zoals servicemanagementsoftware TOPdesk.
Facility Kwadraat geworteld in de zorg
Facility Kwadraat is geworteld in de zorg. Op basis van tientallen jaren ervaring helpt Facility Kwadraat zorgaanbieders bij het digitaliseren van haar vastgoedprocessen. Dit doen wij met online software WISH en een ‘Best Practice’ advies, waar u wat mee kunt!
Wij kennen de zorgbranche als geen ander en weten welke specifieke eisen de zorgsector stelt. Zo houden onze software en diensten rekening met regels die Wtzi, vanaf 1-1-2022 Wtza, aan een zorgorganisatie stelt. En kunnen we een belangrijke bijdrage leveren aan het behalen van bijvoorbeeld het HKZ -keurmerk en CO2-Reductie doelstellingen. Samen met ons houden zorgaanbieders de kwaliteit in de zorg hoog!
Deel met ons uw ervaring!
Deel met ons uw eigen praktijk en ontvang geheel vrijblijvend en gratis een adviesgesprek of demonstratie WISH.
WISH Verhuurbeheer is één van de online modules die u kunt inzetten voor een integraal vastgoedbeheer.
Vul hier uw gegevens in. Dan maken we direct een afspraak met u.